À partir de 2024, l’ensemble des entreprises va progressivement être dans l’obligation d’émettre et de réceptionner leurs factures sous format électronique.
Mais qu’est-ce que cela signifie ? Quels sont les avantages et les inconvénients de ce nouveau système ? Et quel impact cela aura-t-il sur le fonctionnement de votre entreprise ?
Retrouvez toutes les informations essentielles dans cet article !
À partir de 2024, l’ensemble des entreprises va progressivement être dans l’obligation d’émettre et de réceptionner leurs factures sous format électronique.
Mais qu’est-ce que cela signifie ? Quels sont les avantages et les inconvénients de ce nouveau système ? Et quel impact cela aura-t-il sur le fonctionnement de votre entreprise ?
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Tout d’abord, la facture électronique n’est pas simplement une facture sous format PDF, car dans ce cas il s’agirait d’une facture dématérialisée.
Une facture est considérée comme électronique lorsque tout le processus de facturation est intégralement effectué par voie électronique (facture émise, transmise et reçue au format électronique). En somme, cela signifie que la création, l’échange et le traitement de cette facture doivent être entièrement traités et archivés sur ordinateur dans un format sécurisé et lisible.
Dès lors, une facture créée, transmise et reçue sous format PDF simple, puis stockée sur un disque dur n’est pas une facture électronique archivée puisque la loi stipule que « l’intégrité du contenu de la facture doit être garantie et que l’identité de l’émetteur doit être connue. » Or, un simple PDF ne garantit pas que la facture n’ait pas été modifiée depuis son émission et n’a donc aucune valeur aux yeux de l’administration fiscale.
Pour que ce document soit considéré comme une facture électronique officielle, il doit donc être signé électroniquement.
La signature électronique est essentielle pour que la facture électronique soit reconnue aux yeux de l’administration fiscale car elle permet alors de garantir l'intégrité d'un document électronique et d'en authentifier l'auteur.
En résumé, pour être valable, cette signature doit être :
- Authentique : On doit pouvoir identifier son auteur.
- Infalsifiable : Elle ne peut pas être imitée ou falsifiée.
- Inaltérable : Une fois signé, le document ne peut plus être modifié.
- Irrévocable : L'auteur ne peut plus revenir sur sa décision.
- Non réutilisable : La signature ne peut pas être copiée sur un autre document.
Pour répondre à ces 5 critères, il est primordial d'utiliser un certificat électronique délivré par un prestataire agréé [1].
La législation française prévoit 2 formes de documents valables pour la facture électronique :
o Par PDF signé : il s'agit d'un PDF que l'on signe électroniquement grâce au certificat électronique qualifié.
o Par échange de données informatisé (EDI) : il s’agit de l’utilisation d'un format structuré par l'échange automatique de données entre ordinateurs.
Toutefois, l’administration fiscale autorisera dans un premier temps la facture sous format simple du PDF, à condition que l’on puisse établir une piste d'audit fiable entre la facture et la livraison. Il faudra cependant choisir rapidement l’une des deux options citées ci-dessus afin de ne pas se faire surprendre par l’arrêt de cette troisième option temporaire.
Toute entreprise devra choisir un prestataire pour réaliser ses factures électroniques et pour les opérations de e-reporting destinées à l'administration fiscale.
Deux choix d’offrent à elles : le portail public de facturation ou une plateforme de dématérialisation partenaire de l'administration fiscale. Seules ces plateformes pourront transmettre les factures à leurs destinataires et les données à l'administration fiscale.
- Portail public de facturation : Le portail Chorus Pro regroupera toutes les factures déclarés par les fournisseurs ou par les plateformes de dématérialisation immatriculées. Ce portail centralisera toutes les données dans l'objectif de les transmettre à l'administration fiscale.
- Plateformes de dématérialisation partenaire (immatriculées) : Elles seront chargées d'envoyer les données du fournisseur vers le client, et de transmettre les données relatives aux achats et aux ventes à l'administration fiscale.
Le recours à la facture électronique va progressivement devenir obligatoire entre 2024 et 2026. Voici le calendrier de généralisation de la facture électronique en France :
o 1er juillet 2024 : Obligation de réception de la facture électronique pour l’ensemble des entreprises.
o 1er juillet 2024 : Obligation d’émission de la facture électronique pour les grandes entreprises.
o 1er janvier 2025 : Obligation d’émission de la facture électronique pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI).
o 1er janvier 2026 : Obligation d’émission de la facture électronique pour les petites et moyennes entreprises et micro-entreprises.
Le déploiement des obligations d’e-reporting suivra le même calendrier.
Pour l’État, et plus précisément l’administration fiscale, la facturation électronique présente un avantage conséquent puisque cette réforme entre dans le cadre de la lutte anti-fraude. En effet, cette méthode garantie une bien meilleure traçabilité des mouvements financiers, ce qui augmente de manière conséquente la détection de fraude fiscale.
Mais la facturation électronique offre aussi de nombreux avantages pour les entreprises :
o Sécurité : La facturation électronique renforce la traçabilité et le processus de facturation est automatisé, ce qui permet de limiter les erreurs ou les tentatives de fraudes au sein de votre entreprise. De plus, ce suivi des transactions étant bien meilleur qu’en version papier, il permet donc un meilleur délai de paiement par vos partenaires commerciaux, car la réception de la facture par le client est certaine.
o Facilité et rapidité : Grâce à la facturation électronique, les déclarations de TVA sont pré-remplies, ce qui permet donc de diminuer les erreurs. Par ailleurs, les factures sont générées très rapidement, ce qui permet donc d'améliorer la productivité.
o Rentabilité : Il est à noter que la facture électronique coûte moins cher que la facture papier grâce à l'économie de papier, d’encre, de classeur ou encore d’espace physique d'archivage.
o Bienfaits environnementaux : On constate une diminution de 1/3 des émissions de gaz à effet de serre dû à la baisse de production des factures papier.
[1] Pour plus d’informations sur le certificat électronique, nous vous recommandons l’article « Qu’est-ce que la signature électronique certifiée QES ? » publié sur le site d’Electronic IDentification : Lien
